แน่นอนว่าผู้ผลิตส่วนใหญ่ตั้งความหวังกับการจัดการวางแผนทรัพยากรในองค์กรเพื่อให้มีการจัดการที่สมบูรณ์ มีประสิทธิภาพในการดำเนินงานการผลิต สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันท่วงที รวมถึงสามารถตอบสนองความต้องการของผู้บริโภคท่ามกลางการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ดังนั้นระบบ ERP จึงเป็นหนึ่งทางเลือกสำคัญที่สุดสำหรับองค์กรและธุรกิจการผลิต นอกจากนี้เมื่อมีการอนุมัติการติดตั้งระบบ ERP สิ่งสำคัญที่ถูกคาดหวังก็คือ ช่วงเวลา Go-Live ของการดำเนินงานเชิงปฏิบัติและกำหนดขอบเขตการทำงานระหว่างทีมติดตั้งและองค์กรนั่นเอง
กระบวนการ ERP Go-Live มีลักษณะอย่างไร?
เมื่อ ERP ได้รับติดตั้งเสร็จสิ้น โดยก่อนเริ่มใช้งานจริง ทีมงานจะทำการทดสอบและเตรียมวางแผนรับมือกับทุกปัญหาที่อาจเกิดขึ้นแบบไม่คาดคิด หลังจากนั้นผู้ใช้งานจะได้รับการฝึกอบรม เรียนรู้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรมของ QAD เพื่อเริ่มใช้งาน ERP ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
โดยทั่วไป การ Go-live จะมีกำหนดการในวันหยุดของสัปดาห์ เช่น ผู้ใช้งานทำงานออกจากระบบเก่าในวันศุกร์และกลับมาในวันจันทร์พร้อมใช้งานระบบใหม่ โดยในวันเสาร์และอาทิตย์จะมีการติดตามการดำเนินงานตลอดการติดตั้ง
QAD เล็งเห็นถึงความสำหรับของลูกค้าระดับโลกของเราที่ทำงานทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง รวมถึงความสำคัญเชิงกลยุทธ์ของกระบวนการเริ่มใช้งานจริง ซึ่งจำเป็นต้องรักษาระดับการทำงานเป็นพิเศษในช่วงเวลาของการติดตั้ง ทั้งนี้การเริ่มใช้งานจริงในครั้งแรก ถือเป็นโอกาสที่จะนำแบบจำลองหลักไปใช้จริงที่โรงงานขนาดใหญ่หรือโรงงานย่อยๆ ทั่วโลก จากนั้นจะตามมาด้วยการขยายออกไปสู่โรงงานหรือธุรกิจอื่นๆ
การ Go-Live ERP ที่ประสบความสำเร็จมีลักษณะเด่นด้วยสถิติเชิงปริมาณ เกี่ยวกับการแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว คล่องตัว และมีประสิทธิภาพ โดยมีการสื่อสารที่ดีและมีแผนยกระดับ เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการเป็นไปตามที่คาดไว้ ผู้บริหารระดับสูงพร้อมที่จะจัดการกับปัญหาที่เพิ่มขึ้น นอกจากนี้หลังการติดตั้ง 1-4 สัปดาห์ QAD จะยังคงติดตามและมี "การดูแลอย่างเอาใจใส่ (Hyper-care)" โดยทีมสนับสนุนอย่างเต็มที่
สามารถอ่านบทความล่าสุดที่อธิบายถึงประโยชน์ของการ Go-live ERP ที่ประสบความสำเร็จ ได้ที่นี่
ใครมีส่วนร่วมใน ERP Go-Live?
ทีมงานของ QAD และทีมติดตั้ง ERP ของลูกค้าจะมีส่วนเกี่ยวข้องในการจัดการ Go-live รวมไปถึง:
ทีมงานโครงการ/เจ้าหน้าที่สายงาน ที่กำหนดกระบวนการการทำงานสำหรับ ERP ซึ่งโดยปกติจะมีผู้นำกระบวนการสำหรับแต่ละหน้าที่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการติดตั้งงานภายในโครงการระดับโลก หรือในการใช้งานที่ใหญ่ขึ้น ผู้นำและตัวแทนจากทั่วโลกจากแต่ละภูมิภาคจะมีส่วนเกี่ยวข้องเช่นกัน
ทีมเทคนิค/ไอที และแอปพลิเคชัน (สำหรับอุตสาหกรรมและผู้ผลิตที่มีขนาดเล็กลง QAD จะทำงานด้านไอทีเป็นส่วนใหญ่)
ผู้ว่าการ /C-Suite /ตัวแทนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย มุ่งเน้นไปที่การจัดการการเปลี่ยนแปลง ให้การสนับสนุนธุรกิจที่แข็งแกร่ง
สมาชิกติดตั้งของ QAD ประกอบด้วย ที่ปรึกษาด้านกระบวนการและการเปลี่ยนแปลงทางเทคนิคที่ทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญด้านการทำงานและด้านเทคนิคจากลูกค้า
ผู้บริหารระดับสูงของ QAD ในคณะกรรมการกำกับกับลูกค้า ผู้บริหารระดับสูงเพื่อดูแลโปรแกรม
ในส่วนของ Shop floor และระดับการใช้งาน เราจัดเซสชันรายวันและรายสัปดาห์กับทีมที่นำไปสู่การ Go-live ERP สำหรับในระดับอาวุโสขององค์กร คณะกรรมการกำกับการมุ่งเน้นไปที่ประเด็นเชิงกลยุทธ์ก่อนและระหว่างการดำเนินการจริง
QAD เล็งเห็นถึงการนำ ERP ไปใช้งานและกระบวนการเริ่มใช้งานจริงว่าเป็นหุ้นส่วนที่เท่าเทียมกัน โดยที่ลูกค้าและผู้เชี่ยวชาญ QAD ทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดด้วยการสื่อสารที่แข็งแกร่งและเปิดกว้าง
เรื่องราวความสำเร็จจากการ Go-live ของลูกค้า QAD
การใช้งาน QAD และสถิติของการ Go-live แสดงให้เห็นถึงความสำเร็จในการใช้งาน ERP และการใช้งานจริง ไม่มีอะไรสำคัญไปกว่าความคิดเห็นในเชิงบวกจากลูกค้าที่พึงพอใจ
คุณ Simon Smith หัวหน้าฝ่ายไอทีของบริษัท Amtico International ผู้นำในตลาดพื้นที่อยู่อาศัยและพาณิชยกรรมพิเศษ บรรยายประสบการณ์ของเขาเกี่ยวกับ QAD go-live ว่า “การ Go-live เป็นไปได้อย่างราบรื่น ไม่ติดขัด และทุกอย่างก็เป็นไปตามคาด เป็นการดำเนินการที่ประสบความสำเร็จอย่างมาก”
คุณ Martin Stott หัวหน้าโครงการกล่าวด้วยว่า "QAD Effective On Boarding (EOB) มีผลกระทบมากที่สุดต่อกระบวนการอัปเกรดทั้งหมด เราดำเนินการตามระเบียบวิธี EOB ซึ่งถือเป็นกรอบการทำงานที่ดีมากสำหรับการจัดการโครงการ EOB ให้แนวทางในการทำสิ่งที่เราต้องทำตั้งแต่ต้นจนจบ”
การเริ่มใช้งาน ERP จะประสบความสำเร็จเมื่อทีมงานดำเนินการทั้งหมดประสบความสำเร็จ และกระบวนการใช้งาน ERP ที่มีประสิทธิภาพในการเตรียมติดตั้งเพื่อใช้งาน นอกจากนี้เราได้พัฒนา QAD Adaptive ERP เพื่อให้สามารถทำทุกอย่างเป็นไปได้ หากท่านสนใจข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ERP Software โทร. 02 202 9363 หรืออีเมล์ [email protected]
ผู้เขียน
Robin Riordan (Consulting and Transformation Services) นำทีมให้คำปรึกษาของ QAD เพื่อส่งมอบโซลูชั่น QAD ที่รวดเร็วว่องไวและมีประสิทธิภาพให้กับลูกค้า ซึ่งประสบการณ์กว่า 35 ปีในการเปลี่ยนแปลงธุรกิจการรวมระบบและการให้คำปรึกษาด้านการผลิตและการบริการระดับมืออาชีพ
แหล่งที่มา https://www.qad.com/blog/2021/06/erp-go-live-expecting-the-unexpected
