บ่อยครั้งที่ลูกค้ามักถามเราว่า ERP มีวิธีการทำงานอย่างไร คำตอบก็คือ การใช้งาน ERP มีความแตกต่างกันออกไปตามประเภทของแต่ละอุตสาหกรรม โดยเป็นไปตามกระบวนการทำงานที่เริ่มต้นจากผู้ให้บริการโซลูชัน คู่ค้าด้านการขนส่ง ทีมธุรกิจ และฝ่ายไอที ทั้งนี้การเลือกซอฟต์แวร์ ERP ที่เหมาะสมกับแต่ละธุรกิจ จึงมีความสำคัญในการตัดสินใจเลือกใช้ เพื่อให้ทราบว่าซอฟต์แวร์ใดดีที่สุดสำหรับองค์กร จริงๆแล้วเป็นเรื่องยากที่จะบอกว่าซอฟต์แวร์ใดดีที่สุด เพราะทุกที่ดีแตกต่างกันออกไป ขึ้นว่าอยู่กับว่าอันไหนเหมาะสมกับธุรกิจของคุณมากกว่ากัน รวมไปถึงขอบเขตฟังก์ชันการทำงานของ ERP ความยากง่ายในการนำไปใช้งาน และความรวดเร็วในการตอบสนองต่อปัจจัยต่างๆ ที่เข้ามาแทรกแซงให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นองค์กรจะเลือก ERP อย่างไรเพื่อรับมือ ตอบสนอง และวางแผนคาดการณ์เชิงกลยุทธ์เหล่านี้ได้อย่างเหมาะสม ลองศึกษาดูจากขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนสำหรับการติดตั้ง ERP มีอะไรบ้าง?
สำหรับขั้นตอนการติดตั้ง ERP จำเป็นที่จะต้องมีทีมงานที่เป็นมืออาชีพและเชี่ยวชาญ เพื่อที่จะเข้าใจธุรกิจของลูกค้า และกระบวนการทำงาน ที่เกิดขึ้นภายในองค์กร เพื่อนำข้อมูลรวบรวมเป็นรายงาน และสังเกตความท้าทายหรือปัญหาใดๆ ที่บริษัทกำลังเผชิญอยู่ และสิ่งที่เกี่ยวข้องอื่นๆ โดย QAD ได้สร้างกลยุทธ์ที่เรียกว่า Effective On Boarding (EOB) ที่ทำให้การติดตั้ง ERP เป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากที่สุด
EOB ครอบคลุมวิธีการทำงานตามกระบวนการมาตรฐานอุตสาหกรรมที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด พร้อมให้คำแนะนำในการทำงานที่ช่วยให้การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเป็นไปอย่างคล่องตัวและมีประสิทธิภาพสำหรับลูกค้าของเรา มีการอัปเกรดอย่างรวดเร็วและมีแนวทางการใช้งานที่กำหนดสำหรับลูกค้าโดยเฉพาะ รวมไปถึงแนวทางที่เหมาะสมสำหรับแต่ละอุตสาหกรรม
ขั้นตอนสำคัญของ EOB มีทั้งหมด 5 ข้อ ดังนี้:
1. เริ่มต้น (Engage)
ในขั้นตอนแรก หน่วยงานขายและหน่วยงานที่ปรึกษาด้านธุรกิจจะมีส่วนร่วมกับลูกค้า ในการทำความเข้าใจความต้องการของลูกค้า กำหนดขอบเขตงาน ระบุเวลา ต้นทุน และทรัพยากร เพื่อที่จะได้ทราบการจัดการในกระบวนการ หลังจากนั้นทีมงานติดตั้งก็จะสามารถดำเนินการติดตั้งระบบได้ตามข้อตกลงได้ทันที
2. วางแผน (Plan)
การเริ่มต้นโครงการ/โปรแกรมในครั้งต่อไป องค์กรจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องวางแผน เข้าใจปัญหาและการเปลี่ยนแปลงระหว่างผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง และกลยุทธ์ในการทำงาน รวมไปถึงแผนในการพร้อมรับมือเหตุการณ์สำคัญ และระบุผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น ซัพพลายเออร์ ลูกค้า และพาร์ทเนอร์
3. ออกแบบ (Design)
ในขั้นตอนถัดไป เราจะมีการจัดเวิร์กช็อปเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจ QAD Adaptive ERP มีแผนกระบวนการในตัวซึ่งปรับให้เหมาะกับแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดของอุตสาหกรรมการผลิตเป็นหลัก เช่น อุตสาหกรรมการผลิตด้านอุปกรณ์ทางการแพทย์ ยานยนต์ อาหารและเครื่องดื่ม อุตสาหกรรมสินค้าบรรจุภัณฑ์ ฯลฯ กระบวนการเหล่านี้ยังมีคำแนะนำการทำงานที่ปรับแต่งและละเอียดตามขั้นตอนของกระบวนการอีกด้วย
ในระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการในกระบวนการทางธุรกิจ เราจะตรวจสอบว่าลูกค้าสามารถปฏิบัติตามกระบวนการมาตรฐานอุตสาหกรรมเหล่านี้ได้ดีเพียงใด และให้คำปรึกษาอย่างใกล้ชิด ในบางกรณีองค์กรอาจมีกระบวนการที่แตกต่างจากมาตรฐานอุตสาหกรรมหรืออาจมีปัจจัยบางอย่างที่ขาดหายไป ดังนั้น QAD จะมีโซลูชันที่สามารถเติมเต็มช่องว่างเหล่านั้นได้
นอกจากนี้ QAD ยังรวบรวมข้อกำหนดส่วนเสริม เฉพาะของลูกค้าสำหรับการให้บริการอื่นๆ เช่น การเชื่อมต่อ, EDI, eInvoicing เป็นต้น ซึ่งการทำงานด้านเทคนิคเหล่านี้ ช่วยให้องค์กรสามารถให้บริการรายย่อยได้อย่างสมบูรณ์
ในตอนท้ายของการประชุมเชิงปฏิบัติการ จะมีการกำหนดขอบเขตการทำงานตามลำดับเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจ จากนั้นเป็นขั้นตอนในการกำหนดค่าซอฟต์แวร์และแก้ไขการทำงานโดยละเอียด เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดเฉพาะสำหรับลูกค้าแต่ละราย นอกจากนี้ยังมีการประชุมเชิงปฏิบัติการ เรื่องโดเมนและข้อมูล เพื่อระบุโครงสร้างข้อมูล ปัญหาการล้างข้อมูล และการย้ายข้อมูล เป็นต้น
4. ตรวจสอบ (Test)
QAD ดำเนินการทดสอบแบ่งออกเป็น 2 ประเภท (Conference room pilots - CRPs) ดังนี้:
ทดสอบระบบทั้งหมดและดำเนินการผ่านกระบวนการทดสอบกับทีมงานที่เกี่ยวข้อง และทีมงานที่ทำงานร่วมกันกับลูกค้า ซึ่ง CRP เป็นกระบวนการระบุข้อผิดพลาดและการแก้ไขอย่างง่าย QAD ดำเนินการแบบ end-to-end walk-through ของทุกกระบวนการเพื่อบันทึกสิ่งที่ใช้งานไม่ได้ ระบุปัญหา และวิธีการแก้ไข ซึ่งโดยทั่วไป CRP ชุดแรกจะใช้เวลาประมาณ 3-4 สัปดาห์
หลังจากแก้ไขปัญหาจาก CRP ชุดแรกแล้ว ทีมงานค้นหาข้อผิดพลาดของกระบวนการอีกครั้ง ซึ่งในขั้นตอนนี้เราคาดว่า อาจจะมีข้อผิดพลาดเพียงเล็กน้อยเท่านั้น นอกจากนี้จากประสบการณ์ของ QAD เราพบว่า ณ จุดนี้องค์กรบางแห่งกำลังทบทวนว่าการดำเนินงานของตนสอดคล้องกับ QAD Adaptive ERP อย่างไร และอาจทำการปรับเปลี่ยนด้านการปฏิบัติงาน ทีมงานยังคงช่วยสนับสนุนปัญหาต่างๆ ที่เกิดจาก CRP
ถัดมาคือการทดสอบการยอมรับของผู้ใช้ (User Acceptance Testing - UAT) ที่นำไปสู่การใช้งานจริง การทดสอบการยอมรับของผู้ใช้ จะประกอบไปด้วย ผู้ใช้จริงและผู้ปฏิบัติงาน หากในช่วง UAT ที่ต้องมีรายการปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ควรมี ทีมงานแก้ไขปัญหา เพื่อให้ไม่มีปัญหาหรือข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในภายหลัง อย่างไรก็ตามจากประสบการณ์ของเรา เมื่อสิ้นสุด UAT ทีมงานอาจพบปัญหาเล็กน้อยที่ต้องแก้ไข เช่น ส่งผลกระทบต่อเค้าโครงหน้าจอ แต่ปัญหานี้อาจไม่ส่งผลต่อการเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์
5. การปรับใช้งาน (Deploy)
เมื่อ UAT เสร็จสมบูรณ์ ทีมงานวางแผนสำหรับการติดตั้งเพื่อใช้งานจริง QAD ร่างแผนโดยละเอียดว่าเมื่อใดควรหยุดระบบเก่า (ควรเป็นวันศุกร์) และเริ่มระบบใหม่ (ควรเป็นในวันจันทร์) โดยมีช่วงการหยุดทำงานสั้นๆ ในช่วงสุดสัปดาห์
สำหรับการ Go-live QAD ได้กำหนดช่วงเวลาให้ทีมงานโครงการส่งมอบ QAD Adaptive ERP ให้กับทีมสนับสนุนและหากมีการแก้ไขปัญหาใดๆ อาจใช้เวลาประมาณ 1-4 สัปดาห์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของปัญหานั้นๆ อย่างไรก็ตาม QAD มุ่งเน้นสร้างความพึงพอใจแก่ลูกค้า เพื่อส่งมอบระบบที่มีประสิทธิภาพให้แก่ลูกค้า
QAD Adaptive ERP
QAD Adaptive ERP จะช่วยให้ลูกค้ามีระบบที่รองรับการดำเนินงานการผลิต การส่งออก การจัดการองค์กรได้อย่างรวดเร็ว คล่องตัว และมีประสิทธิภาพ และการใช้งาน ERP จะเกิดผลดีที่สุดก็ต่อเมื่อ ผู้เกี่ยวข้องในทุกๆหน่ายงานปฏิบัติตามขั้นตอนของกระบวนการใช้งาน Effective On Boarding ตามขั้นตอน และกระบวนการที่แนะนำอย่างเคร่งครัด
สนใจข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ERP Software โทร. 02 202 9363
ผู้เขียน
Robin Riordan (Consulting and Transformation Services) นำทีมให้คำปรึกษาของ QAD เพื่อส่งมอบโซลูชั่น QAD ที่รวดเร็วว่องไวและมีประสิทธิภาพให้กับลูกค้า ซึ่งประสบการณ์กว่า 35 ปีในการเปลี่ยนแปลงธุรกิจการรวมระบบและการให้คำปรึกษาด้านการผลิตและการบริการระดับมืออาชีพ
แหล่งที่มา https://www.qad.com/blog/2021/05/5-key-steps-for-a-successful-erp-implementation
