ในบล็อก Actionable Insights ก่อนหน้านี้เราได้พูดถึง Actionable Insights ด้านการวิเคราะห์อุปกรณ์และเครื่องจักร ซึ่งสำหรับบทความต่อไปเรากล่าวถึงภาพรวมของ Actionable Insights เรื่องความสมบูรณ์ของข้อมูลสินค้าคงคลัง ตลอดจนตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักที่เกี่ยวข้อง (KPI)
ธุรกิจการผลิตส่วนใหญ่มีวิธีการตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อมูลที่ได้รับจากระบบ ERP ของตน ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบยอดคงเหลือและความพร้อมใช้งานของสินค้าคงคลัง ตลอดจนการจัดเตรียมต้นทุนผลิตภัณฑ์ อย่างไรก็ตามหากระบบ ERP ได้รับข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง อาจทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลนำไปสู่การตัดสินใจที่ผิดพลาดได้
สำหรับต้นทุนสินค้าเป็นข้อมูลที่สำคัญ เนื่องจากเป็นส่วนที่จำเป็นสำหรับการรวบรวมต้นทุนและการกำหนดราคา แต่อาจส่งผลต่อนโยบายการสั่งซื้อสินค้าคงคลังหรือการนับรอบ ตัวอย่างเช่น หลายบริษัทมีข้อกำหนดในการสั่งซื้อสินค้า โดยพิจารณาจากกลุ่ม 'A-B-C' ซึ่งแต่ละรายการจะถูกกำหนดโดยมูลค่า และหากรายการนั้นๆ ไม่มีมูลค่าก็จะไม่นับรวมในกลุ่ม เป็นผลให้สินค้าที่มีความต้องการอาจขาดตลาด หรือบริษัทอาจมีสินค้ามูลค่าแพงล้นสต็อก ซึ่งไม่สามารถกำหนดอัตรากำไรได้ถูกต้อง รวมไปถึงการประเมินมูลค่าสินค้าคงคลัง และงบการเงินอาจเกิดความผิดพลาดได้
การตรวจสอบความสมบูรณ์ของข้อมูลสินค้าคงคลังของบริษัทเป็นสิ่งสำคัญ จะช่วยให้บริษัทแน่ใจว่าสามารถดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ และควรลดต้นทุนหากมีปริมาณสินค้าในคงคลังเป็นจำนวนมาก
ตัวชี้วัดสำหรับการจัดการความสมบูรณ์ของข้อมูลสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพ
QAD Action Centers ได้ทำการวิเคราะห์เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถตรวจสอบตัวชี้วัดและจุดเด่นของ KPI เพื่อความสมบูรณ์ของข้อมูลสินค้าคงคลัง ดังนี้:
การเลือก Buyer Planner
บริษัทส่วนใหญ่ถือว่าผู้ซื้อหรือผู้วางแผนที่รับผิดชอบในการจัดการสินค้าคงคลังควรเป็นผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบว่า ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดของสินค้านั้นอยู่ในระบบ นักวางแผนการจัดซื้อส่วนใหญ่จะตรวจสอบสินค้าที่อยู่ภายใต้การควบคุมของตน เพื่อความถูกต้องและครบถ้วนอย่างน้อยเดือนละครั้ง แต่ในระหว่างการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่หรือก่อนเริ่มปีงบประมาณใหม่ อาจจำเป็นต้องตรวจสอบให้ถี่ถ้วนกว่าเดิม เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการดาวน์สตรีมของข้อมูลนั้นถูกต้อง
การเลือกประเภทรายการ
ในภาพด้านล่างนี้ จะเห็นได้ว่า ผู้ใช้สามารถกำหนดผลลัพธ์ของประเภทรายการได้แบบเจาะจง ซึ่งมีประโยชน์ในการช่วยให้ผู้ใช้สามารถจำกัดผลลัพธ์เป็นประเภทรายการเฉพาะได้ จากนั้นผู้ใช้อาจสามารถทำงานร่วมกับผู้จำหน่ายหรือวิศวกรรายนั้นๆ เพื่อให้แน่ใจว่ามีข้อมูลทั้งหมด โดยการทำงานในลักษณะนี้จะมีประสิทธิภาพมากจากการป้องกันไม่ให้ต้องกลับไปที่แหล่งข้อมูลหลายแห่ง ในขณะที่ดำเนินการตรวจสอบข้อมูล
การเลือกตามส่วนงาน ( Site)
สำหรับบริษัทที่มีข้อมูลที่แตกต่างกันในแต่ละส่วนงาน ความสามารถในการแยกผลลัพธ์ตามส่วนงานสามารถช่วยให้ผู้ใช้ประหยัดเวลา โดยการจำกัดรายการที่พวกเขาไม่ต้องรับผิดชอบ นอกจากนี้ยังมีประโยชน์สำหรับผู้จัดการโรงงานหรือผู้จัดการสถานที่ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของพวกเขาถูกต้องแม่นยำ ก่อนที่จะเพิ่มต้นทุนหรือแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่
รายการที่มีสินค้าคงคลังและไม่มีต้นทุน โดยนักวางแผนการจัดซื้อ ตาม ส่วนงาน
กราฟนี้แสดงจำนวนรายการในส่วนงานที่ไม่มีค่าใช้จ่าย ซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหากับการรวบรวมต้นทุนการกำหนดราคาหรือการประเมินสินค้าคงคลัง นี่เป็นเมตริกที่มีประโยชน์ในการตรวจสอบว่านักวางแผนการจัดซื้อปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความสมบูรณ์ของข้อมูลและสามารถป้องกันข้อผิดพลาดในการกำหนดราคาหรือการประเมินมูลค่าที่ส่งผลต่อรายงานทางการเงิน
รายการที่มีสินค้าคงคลังและต้นทุนเป็นศูนย์ ตามประเภทรายการและส่วนงาน
กราฟนี้แสดงรายการที่ต้นทุนเป็นศูนย์ ตามประเภทรายการและส่วนงาน ซึ่งบางบริษัทมีการตรวจสอบด้านความสมบูรณ์ของข้อมูลตามที่ได้จัดเตรียมไว้ตามประเภท โดยแดชบอร์ดจะช่วยระบุว่ารายการใดจำเป็นต้องแก้ไขหรือตรวจสอบ เช่นเดียวกับกราฟที่แสดงให้เห็นว่าสินค้าที่มีไม่มีต้นทุนนั้นถูกต้องและสามารถปรับปรุงต้นทุนผลิตภัณฑ์ได้ อีกทั้งยังมั่นใจได้ว่ามีอัตราผลกำไรที่ดีและลดข้อผิดพลาดในการประเมินมูลค่าสินค้าคงคลังได้
ความสำคัญของศูนย์ปฏิบัติการความสมบูรณ์ของข้อมูลสินค้าคงคลัง
การขาดข้อมูลของสินค้าจะส่งผลเสียด้านความถูกต้องของรายการใน Bill of materials (BOM) โดยบริษัทต่างๆ ต้องการต้นทุนผลิตภัณฑ์ที่ถูกต้อง เพื่อกำหนดราคาที่ครอบคลุมและช่วยเพิ่มกำไรที่ดี ในทางกลับกันหากข้อมูลต้นทุนขาดหายไปอาจทำให้บริษัทกำหนดราคาต่ำกว่าความเป็นจริง
นอกจากนี้หากมีสินค้าคงคลังอยู่ในมือและไม่มีต้นทุนสินค้า มูลค่าโดยรวมของสินค้าคงคลังก็จะไม่เพียงพอ หากมีการใช้สินค้าระดับต่ำในสินค้าสำเร็จรูปหลายรายการหรือหากผลิตภัณฑ์หลักมีปริมาณมาก ก็อาจส่งผลกระทบต่อการประเมินมูลค่าสินค้าคงคลังอาจมีมากและส่งผลให้งบกำไรขาดทุนและงบดุลไม่ถูกต้อง
แม้ว่าค่าใช้จ่ายที่ขาดหายไปอาจดูเหมือนเป็นปัญหาเล็กน้อย แต่การแบ่งส่วนอาจสร้างความเสียหายให้กับบริษัทได้มาก ดังนั้นจึงเป็นเหตุผลว่าทำไมการจัดการความสมบูรณ์ของข้อมูลสินค้าคงคลังจึงมีความสำคัญต่อผู้ผลิตทุกราย
ทั้งนี้ผู้ผลิตที่ปรับตัวได้ในปัจจุบันต้องมีความสามารถในการดำเนินการอย่างรวดเร็ว เพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า ซึ่งรวมถึงส่วนลดหรือการเปลี่ยนแปลงราคาบ่อยครั้งและความจำเป็นในการคำนวณมาร์จิ้นที่ถูกต้อง เพื่อให้ข้อมูลเหล่านี้มีประสิทธิภาพ สมบูรณ์ และถูกต้อง อีกทั้งการทำความเข้าใจและขจัดปัญหาด้านต้นทุนหรือการประเมินมูลค่าที่อาจเกิดขึ้นเป็นสิ่งสำคัญ
ดังนั้นโซลูชั่น QAD Adaptive ERP จะช่วยให้กระบวนการจัดการการข้อมูลสินค้าคงคลังได้อย่างสมบูรณ์ และทำให้องค์กรมีความสามารถที่จะเป็นองค์กรที่มีความชาญฉลาด ปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว โดยใช้นวัตกรรม ความคิดสร้างสรรค์มาเป็นตัวขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงต่างๆ หรือที่ QAD เรียกองค์กรเหล่านั้นว่า Adaptive Manufacturing Enterprise
สนใจข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ERP Software โทร. 02 202 9363
ผู้เขียน
Alban Bentein ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ของ QAD สำหรับโซลูชั่นการวิเคราะห์ เขามีประสบการณ์ 35 ปีในฐานะวิศวกรซอฟต์แวร์ที่พัฒนาระบบการเงินและโลจิสติกส์ เขาเข้าร่วมงานกับ QAD ในตำแหน่งนักวิเคราะห์ธุรกิจในทีม R&D ของ QAD ในบทบาทปัจจุบันของเขาเขามองเห็นการพัฒนาการเปิดตัวและการดำเนินการตามศูนย์ปฏิบัติการของ QAD ซึ่งให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการดำเนินการของผู้จัดการที่ขับเคลื่อนธุรกิจของพวกเขา
แหล่งที่มา https://www.qad.com/blog/2020/06/actionable-insights-inventory-data-health
