En nuestro blog anterior de conocimientos profundos aprovechables discutimos el Centro de Acción de Gastos Operativos. A continuación, proporcionaremos una descripción general del Centro de Acción de Activos Fijos, así como de los indicadores de desempeño clave (KPI) asociados.
Los activos fijos incluyen terrenos, edificios o maquinaria y equipo que tendrá una larga vida útil. A diferencia de los activos corrientes, tales como las cuentas por cobrar, las empresas no esperan convertir los activos fijos en efectivo a corto plazo, no durante al menos un año y, por lo general, más tiempo.
Las empresas utilizan activos fijos en sus negocios, pero no se consumen ni se venden durante el curso normal de los negocios. Sin embargo, todos los activos fijos, excepto los terrenos, tienen una vida finita y las empresas pueden deducir una parte del valor del activo como gasto de depreciación a lo largo de la vida útil del activo. Esto ayuda a reducir el valor del activo en el balance general a medida que disminuye su valor para la organización. La empresa informa la depreciación como un débito al gasto de depreciación y un crédito a la depreciación acumulada para reflejar el valor restante del activo para la organización en el balance general y para reflejar con exactitud los costos en el estado de resultados.
Los Centros de Acción de QAD proporcionan analítica para ayudar tanto a los gestores como a los usuarios a monitorear métricas y KPI. Los aspectos destacados de los KPI para el Centro de Acción de Activos Fijos incluyen:
Esto muestra el costo de todos los activos, segregados por clase de activo. Muestra el año actual y el año anterior, lo cual permite al usuario monitorear las tendencias en las inversiones o cancelaciones de los activos de la organización. Si bien las clases reflejan las grandes categorías de los activos fijos como terrenos, edificios, equipo de planta y equipo de oficina, también distinguen las subcategorías que determinan la vida útil y la depreciación de las cuentas del GL. Por ejemplo, “laptops y PC” son una clase separada en la categoría de equipo de oficina.
Esta gráfica muestra el valor neto contable de los activos por clase para el año actual y anterior. (El valor neto contable es el valor del activo restante después de la depreciación). Esto permite al usuario monitorear las tendencias en los valores de los activos.
Al mostrar la adquisición de activos nuevos adquiridos durante el período por clase para el año actual y anterior, este elemento visual les permite a los usuarios ver la inversión en cada clase de activo a lo largo del tiempo para garantizar que las inversiones estén alineadas con la estrategia de la empresa.
Al mostrar la depreciación acumulada por clase de activo para el año actual y anterior, este elemento visual les permite a los usuarios rastrear tendencias en la depreciación. Si bien una empresa puede querer mostrar un valor de activo sustancial en el balance general, monitorear la depreciación acumulada puede garantizar que no exageren el valor del activo, inflando así el valor de la empresa. Por la misma razón, depreciar los activos demasiado rápido puede subestimar el valor de la empresa o causar problemas con las autoridades fiscales.
Al mostrar la depreciación del año hasta la fecha (YTD) por clase de activo para el año actual y anterior, los usuarios pueden ver tendencias en la depreciación acumulada y usar la información para proyectar el efecto de la depreciación en el balance general y el estado de resultados.
Excepto los terrenos, cada activo tiene una vida útil, y en algún momento la empresa querrá retirar el activo. El activo no tiene que estar completamente depreciado para ser retirado. Por ejemplo, la empresa puede comprar una máquina más moderna para reemplazar un equipo existente y descartar el equipo antiguo vendiéndolo o desechándolo. Si esto sucede, la empresa debe cancelar cualquier valor de activo restante de la máquina antigua. Si el activo se ha depreciado por completo, agregar una nueva máquina no tiene ningún efecto sobre el valor de la antigua. No se requiere que una empresa se deshaga de un activo totalmente depreciado. Pueden seguir usándolo sin ningún problema, siempre y cuando ya no registren la depreciación o lo muestren como un activo en el balance general.
Los activos fijos de una empresa constituyen una parte sustancial del valor de la empresa en su balance general. Esto es especialmente cierto en la industria manufacturera, donde las plantas y sus equipos requieren inversiones continuas. Y con la robotización de ese equipo viene también un mayor costo.
Monitorear el valor de los activos fijos y la depreciación es imperativo para garantizar que una empresa declare los activos y los gastos con exactitud, y la gestión efectiva de los activos fijos contribuya a la rentabilidad. Dado que existen muchos métodos de depreciación que una empresa puede utilizar para calcular la depreciación de un activo, tener una imagen clara del estado de los activos existentes puede ayudar al equipo financiero a elegir el método óptimo para calcular la depreciación para equilibrar la vida útil del activo con respecto del efecto sobre el balance general y el estado de resultados. Junto con QAD Fixed Assets, el Centro de Acción de Activos Fijos es una herramienta valiosa para cualquier empresa con un valor significativo en sus activos fijos.
¿Qué KPI y métricas son las más importantes para su organización? Conozca más sobre los Centros de Acción predefinidos de QAD, así como las mejores prácticas para cada uno.
Por Alban Bentein
