Das direkte Ausgabenmanagement bezieht sich auf die Prozesse der Verfolgung, Kontrolle und Optimierung der Einkäufe, die direkt mit der Herstellung der Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens verbunden sind. Es umfasst die Beschaffung von:
Rohstoffe
Betriebsmittel
Fertigungsmaschinen
Produktkomponenten
Investitionsgüter
Bei den direkten Ausgaben verwenden die Beschaffungsteams viel Zeit auf die Lieferantenentwicklung und die Pflege der Lieferantenbeziehungen, wobei sie sich auf die Aushandlung von Preisen, Materialqualität und Lieferfristen konzentrieren. Ziel ist es, langfristige Beziehungen aufzubauen, die auf Vertrauen und Kontinuität beruhen. Für die meisten Herstellenden stellen die direkten Ausgaben die größte Kategorie ihrer Beschaffungsausgaben dar. Obwohl die direkten Ausgaben weniger Einsparungspotenzial bieten als die indirekten Ausgaben, ist ihre Optimierung aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung:
Direkte Ausgaben dominieren - Da direkte Materialien und Dienstleistungen in großen Mengen verbraucht werden, machen sie den Großteil der gesamten Beschaffungsausgaben eines Unternehmens aus.
Kleine Einsparungen sind wichtig - Bei so großen Budgets für direkte Ausgaben können selbst kleine prozentuale Kostensenkungen zu Einsparungen in Millionenhöhe führen.
Produktqualität ist entscheidend - Direktmaterialien müssen besser gemanagt werden, da sie einen direkten Einfluss auf die Qualität des Endprodukts oder der Dienstleistung haben.
Agilität der Lieferkette - Eine effektive Direktbeschaffung ermöglicht eine schnelle Anpassung an Nachfrageschwankungen.
Erheblicher Mehrwert - In Verbindung mit Beschaffungsstrategien, die auf die Unternehmensziele abgestimmt sind, kann eine sorgfältige Optimierung der direkten Ausgaben einen erheblichen Mehrwert schaffen.
Obwohl das Management der direkten Ausgaben ein erhebliches Kosteneinsparungspotenzial bietet, stehen Unternehmen bei der Optimierung dieser Ausgaben traditionell vor mehreren Hürden:
Komplexe Lieferantenbeschaffung - Die Rationalisierung, Auswahl und Konsolidierung der zahlreichen direkten Lieferunternehmen von Materialien, Komponenten und spezialisierten Dienstleistungen ist schwieriger als bei indirekten Zuliefernden.
Fragmentierte Daten und Einblicke - Die direkte Beschaffung ist oft dezentral über Werke, Geschäftseinheiten und Regionen verteilt, was eine integrierte Sichtbarkeit und Einblicke aus isolierten Systemen erschwert.
Komplexes Lieferantenmanagement - Zusätzlich zu den Unterschieden im Zahlungs- und Kostenmanagement hat jedes Lieferunternehmen und jeder Handelspartner zu jeder Zeit seine eigenen Probleme. Wenn diese Probleme nicht richtig gemanagt werden, können sie einen Dominoeffekt in der gesamten Lieferkette auslösen.
Bedarf an Fachwissen - Die Entwicklung von Strategien für die direkte Beschaffung erfordert ein umfassendes Verständnis der Lieferantenbasis, der Produktionsprozesse, der Standards und der Produkte der jeweiligen Branche.
Die Überwindung dieser Hürden durch Zusammenarbeit, spezialisierte Tools und die Entwicklung von Beschaffungsexpertise kann Einsparpotenziale bei den direkten Beschaffungsausgaben mit erheblichen Renditen freisetzen. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen erhebliche Einsparungen in seinem größten Ausgabenbereich erzielen.
Herstellende müssen ihre direkten Ausgaben effizient und innovativ verwalten. Beschaffungsexpertinnen und -experten arbeiten eng mit ihren Kolleginnen und Kollegen in anderen Funktionen zusammen, um aktuelle und zukünftige Konstruktionspläne zu verstehen und diese dann in Zusammenarbeit mit einem sorgfältig ausgewählten Netzwerk von Lieferunternehmen umzusetzen. Die Vorteile sind unter anderem:
Niedrigere Produktkosten - Durch die Bündelung von Mengen und die Nutzung des Fachwissens in der jeweiligen Kategorie können niedrigere Preise für direkte Güter und Dienstleistungen ausgehandelt werden. Dadurch sinken die Gesamtkosten und die Produktionskosten insgesamt.
Bessere Zahlungsbedingungen - Strategische Beschaffungstechniken und genaue Mengenangaben ermöglichen es, den Zuliefernden längere Zahlungsfristen einzuräumen. Daraus ergeben sich Vorteile für das Betriebskapital und den Cashflow.
Geringere Prozesskosten - Die Automatisierung manueller Schritte im Zusammenhang mit RFIs, RFPs, Bestellungen, Quittungen und der Rechnungsbearbeitung senkt die Kosten der Beschaffungsprozesse erheblich und erhöht die Effizienz.
Kontrolle der außervertraglichen Beschaffung - Genehmigte Lieferantenlisten und automatisierte Bestellungen minimieren die außervertragliche Direktbeschaffung. Die Kostenvermeidung sollte überwacht werden, um die Vorteile zu verdeutlichen.
Bessere Einhaltung von Verträgen - Die Digitalisierung der Direktbeschaffung stellt sicher, dass ordnungsgemäß vertraglich gebundene Lieferunternehmen verwendet werden, was zu vertraglichen Einsparungen und besseren Preisen führt.
Mit Best Practices für das direkte Ausgabenmanagement können Beschaffungsabteilungen Kosten senken, bessere Verträge aushandeln und die Leistung der Zuliefernden verbessern. Dies senkt die Materialkosten, steigert die Rentabilität und hilft Ihrem Unternehmen, Lieferantenrisiken zu reduzieren und geltende Vorschriften einzuhalten.
Herstellende erkennen die Vorteile einer engeren Beziehung zu ihren Zuliefernden, um die Beschaffung ihrer direkten Ausgaben besser zu steuern und die Beschaffungskosten zu senken. Durch kollaborative Prozesse wird die heute übliche Lieferantenbeziehung in eine Beziehung des gegenseitigen Zugangs und Nutzens umgewandelt. Auf diese Weise entsteht eine effektivere Hersteller-Lieferanten-Partnerschaft, die die Beschaffungskosten senkt und die Leistung der Zuliefernden verbessert.
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