เหตุผลในการอัพเกรดหรือเปลี่ยนระบบ ERP สำหรับธุรกิจการผลิตคืออะไร?
การตัดสินใจอัพเกรดหรือเปลี่ยนระบบ ERP หรือระบบการวางแผนทรัพยากรในองค์กรเป็นการตัดสินใจทางธุรกิจครั้งใหญ่ และถือเป็นการลงทุนอย่างหนึ่งสำหรับธุรกิจ ซึ่งการเปลี่ยน ERP นั้นส่งผลทั้งด้านการเงิน บุคลากร และการดำเนินงานทั่วโลก มาดูกันว่าสิ่งที่รับประกันความคุ้มค่าในการอัพเกรดหรือเปลี่ยน ERP มีอะไรบ้าง
1. คุณต้องการก้าวสู่ความสำเร็จและเติบโตในธุรกิจ
ความต้องการ การเติบโตในธุรกิจเป็นหนึ่งในเหตุผลที่พบบ่อยที่สุด ต่อการตัดสินใจอัพเกรด ERP ในธุรกิจที่กำลังเติบโต คุณอาจจะต้องพิจารณาระบบซอฟต์แวร์ทั้งหมดของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถจัดการกับความเสี่ยงและความต้องการในอนาคตของธุรกิจได้ รวมไปถึงการรองรับ:
ธุรกรรมทางธุรกิจที่มากขึ้น (More Business Transactions) – เมื่อมีธุรกิจมากขึ้น จะมีข้อมูลมากขึ้นด้วยเช่นกัน ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการติดตามข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
ผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ (New Products or Services) – เมื่อข้อเสนอหรือรูปแบบธุรกิจของคุณเปลี่ยนไป คุณอาจต้องการระบบที่ครอบคลุมมากขึ้น
ตลาดใหม่ (New Markets) – การขยายไปสู่ตลาดใหม่อาจหมายถึงข้อกำหนดทางธุรกิจใหม่ เช่น ข้อกำหนดด้านภาษีใหม่ ภาษา รูปแบบการจัดรูปแบบข้อมูล ฯลฯ ระบบ ERP ปัจจุบันของคุณอาจไม่สามารถรองรับได้ทุกพื้นที่ทั่วโลก
รูปแบบธุรกิจใหม่ (New Business Venture) – หากธุรกิจของคุณมีการพัฒนาหรือเพิ่มแผนกใหม่ คุณต้องมีระบบ ERP ที่สามารถจัดการกับแง่มุมต่างๆ ได้ทั้งหมด
2. ต้องการให้ธุรกิจ ก้าวสู่การเป็นผู้นำในตลาด
เป็นเรื่องปกติสำหรับผู้นำคนใหม่ที่มีความคิดริเริ่มใหม่ๆ และต้องการทำให้การดำเนินธุรกิจไปสู่ขั้นต่อไป ซึ่งความต้องการในการมองเห็นข้อมูลและกระบวนการทำงานทั้งหมดแบบขั้นสูง อาจจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงระบบ ERP เพื่อให้เหมาะกับความต้องการที่ต้องนำมาใช้ในการวิเคราะห์ในการดำเนินธุรกิจ
3. ข้อพิจารณาด้านกฎระเบียบ
บางทีเหตุผลที่สำคัญอย่างหนึ่งในการอัพเกรดระบบ ERP ของคุณ ก็คือการต้องปฏิบัติตามข้อพิจารณาด้านกฎระเบียบ หากคุณรู้ว่าระบบของคุณไม่สามารถจัดการกับสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้นได้ ก็จำเป็นต้องอัพเกรด ERP อย่างเร่งด่วน และระบบของคุณต้องมีการควบคุม มีการทำงานที่รัดกุมเพื่อลดความเสี่ยงให้เป็นไปตามมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางธุรกิจ
4. การควบรวมและเข้าซื้อกิจการ
การควบรวมกิจการทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงมากมาย หากกลุ่มนักลงทุนกำลังวิเคราะห์ธุรกิจของคุณ คุณอาจต้องเปลี่ยนระบบ ERP เพื่อให้เข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นต่อนักวิเคราะห์ และผู้ลงทุนมากขึ้น และหากธุรกิจอื่นๆ รวมเข้ากับธุรกิจของคุณ ระบบ ERP ของคุณจะต้องสามารถเชื่อมต่อ และจัดการทุกอย่างที่มาพร้อมกับสิ่งนั้นได้
5. การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี ที่ไม่หยุดนิ่ง
ระบบเดิมที่ใช้อยู่ ผ่านการปรับแต่งมากมาย และหากบริษัทของคุณใช้ระบบมานานหลายปีโดยอาศัยการปรับแต่งเหล่านั้น เมื่อถูกขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีใหม่ๆ แน่นอนว่าระบบที่มีการปรับแต่งเยอะๆ อาจจะยากในการอัพเกรด หลายบริษัทอาจประสบปัญหาที่ต้องพึ่งพาระบบเดิมเช่น:
ระบบเดิมไม่ได้ทำงาน ตอบสนองในสิ่งที่ผู้ใช้ต้องการอย่างแท้จริง
ยากที่ผู้ให้บริการ จะสามารถอัพเกรดได้จากซอฟต์แวร์ที่มีการปรับแต่ง
มีบุคลากรเพียงไม่กี่เปอร์เซ็นต์เท่านั้นที่รู้วิธีดำเนินการและกำลังจะเกษียณอายุ
วิธีแก้ปัญหาอาจเป็นแนวทางปฏิบัติที่เกิดจากประสบการณ์ มากกว่าเป็นแนวทางที่ใช้กันทั่วไป ทำให้การแก้ปัญหาบางอย่าง ไม่สามารถทำได้ง่ายๆ หากไม่มีผู้เชี่ยวชาญ
ระบบไม่รองรับข้อกำหนดใหม่ๆ ทางธุรกิจ หรือ ข้อกำหนดระดับสากล
เพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายของบริษัทของคุณ การอัพเกรดจึงเป็นแนวคิดที่ชาญฉลาดและเหมาะสมที่สุดสำหรับผู้ผลิต
ประโยชน์ของการอัพเกรด ERP
หากธุรกิจของคุณไม่แน่ใจว่าควรจะเปลี่ยนระบบ ERP หรือไม่ ประโยชน์ 8 ประการของการอัพเกรด ERP นี้อาจช่วยคุณตัดสินใจได้
1. เพิ่มกำไร (Profitability)
การมีระบบ ERP ที่ปรับธุรกิจของคุณให้เหมาะสมตั้งแต่การรวมบริษัทของคุณไปจนถึงการดำเนินการอัตโนมัติ จะนำไปสู่การเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพ ซึ่งเราทุกคนรู้ดีว่าสองปัจจัยนี้จะนำไปสู่การประหยัดต้นทุนและผลกำไรที่สูงขึ้น หากคุณกำลังชั่งน้ำหนักว่าคุณควรลงทุนในระบบใหม่หรือไม่ คำตอบคือ การเปลี่ยน ERP จะช่วยสร้างความคุ้มค่าใน ROI ได้อย่างชัดเจน
2. ข้อมูลเชิงลึกทางธุรกิจ (Business Insight)
การขับเคลื่อนธุรกิจของคุณไปในทิศทางที่ถูกต้องต้องใช้กลยุทธ์ที่ดี และกลยุทธ์ที่ดีต้องได้รับการมองเห็น ซึ่งรวมถึงการมองเห็นข้อมูลทางการเงิน การดำเนินงาน กระบวนการ พนักงาน ผู้ขาย ลูกค้า ฯลฯ ในการดำเนินการนี้ คุณต้องมีข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่แม่นยำ ระบบ ERP ที่มีคุณภาพจะช่วยให้คุณตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีข้อมูลและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
3. การปฏิบัติตาม (Compliance)
ธุรกิจการผลิตต้องการการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านอุตสาหกรรมและการค้าระดับโลกอย่างเข้มงวด การอัพเกรด ERP เฉพาะสำหรับบริษัทผู้ผลิต สามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้
4. การสื่อสาร (Communication)
การทำงานแบบไซโล (Silos) หรือการขาดการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์กรหรือหน่วยงาน สามารถก่อให้เกิดปัญหาในบริษัททุกขนาด และส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดได้ ดังนั้นการเลือกใช้ระบบ ERP ที่เหมาะสมกับธุรกิจจะสามารถเชื่อมต่อทุกแง่มุมของธุรกิจของคุณ พร้อมยกระดับการสื่อสารและการทำงานร่วมกันเพื่อประสิทธิภาพที่ดีขึ้น
5. ความน่าเชื่อถือของเครือข่ายซัพพลายเชนและการกระจายสินค้า (Supply Chain & Distribution Network Reliability)
การใช้ MRP ที่ขับเคลื่อนด้วยอุปสงค์เพื่อคาดการณ์อุปสงค์และอุปทานทำให้การดำเนินงานราบรื่นขึ้น และพร้อมสำหรับการดำเนินงานจัดการคำสั่งซื้อและซัพพลายเชน ทั้งนี้ระบบ ERP ที่เหมาะสมจะสนับสนุนซัพพลายเชนและผสานรวมกับซัพพลายเออร์ได้อย่างแม่นยำ ทำให้สามารถทำงานในเชิงรุกได้ดีกว่า
6. ความสามารถในการปรับเปลี่ยน (Scalability)
ERP ที่มีคุณภาพจะทำให้บริษัทสามารถรองรับและป้องกันการหยุดชะงัก ในขณะเดียวกันก็ช่วยปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้และ สร้างการเติบโตในตลาดเพื่อรองรับการแข่งขันได้
7. การจัดการลูกค้าและซัพพลายเออร์ (Customer & Supplier Management)
การจัดการลูกค้าและซัพพลายเออร์มีความสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจ ซึ่ง ERP สามารถช่วยจัดเก็บและตรวจสอบข้อมูลการจัดการลูกค้า คู่ค้า และซัพพลายเออร์ รวมถึงทำให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถมองเห็นข้อมูลต่างๆได้
8. การย้ายระบบไปยังคลาวด์ (Cloud Migration)
ระบบคลาวด์ ERP มีประโยชน์หลายประการ หรือที่เรียกว่า Software as a Service (SaaS) โซลูชันบนคลาวด์ช่วยให้สามารถจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลบนอุปกรณ์ใดก็ได้ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต สิ่งนี้ช่วยปรับปรุงการใช้งาน การรวม การจัดเก็บ การอัปเดต และความปลอดภัย
ความเสี่ยงหากระบบ ERP ของคุณ ไม่ได้ถูกอัพเกรดในเวลาที่เหมาะสม
มาดูกันว่าต้องคำนึงถึงปัจจัยอะไรบ้าง หากคุณละเลยการอัพเกรดซอฟต์แวร์ ได้แก่:
ความสามารถและประสิทธิภาพที่มีแนวโน้มน้อยลงเรื่อยๆต่อการใช้งาน
ประสิทธิภาพด้านความปลอดภัย การป้องกันข้อมูลที่มีอยู่
ขาดการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางธุรกิจ หรือระดับสากล
ข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากมนุษย์ในงานแบบแมนนวล (Human error)
ไม่สามารถปรับตัวภายใต้เหตุการณ์ฉุกเฉิน การขาดแคลน ภัยธรรมชาติ ฯลฯ
การเชื่อมต่อกับซัพพลายเชน, MRP, การค้าโลก หรือระบบ QMS น้อยลง
ประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ลดลง นำไปสู่การสูญเสียผลกำไร
ดังนั้นการเปลี่ยนระบบ ERP ที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยให้ผู้ผลิตสามารถทำการเชื่อมต่อระหว่างกัน เข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์มากขึ้น เพื่อคาดการณ์ในอนาคต ซึ่งส่งผลต่อการเติบโตขององค์กรอย่างเห็นได้ชัด
การอัพเกรด VS การเปลี่ยนระบบ ERP
เมื่อถึงเวลาสำหรับการเปลี่ยน ERP ผู้ผลิตมีเพียง 2 ตัวเลือก คือ อัพเกรดหรือเปลี่ยนทั้งระบบ ทั้งนี้การตัดสินใจขึ้นอยู่กับเป้าหมายที่ให้มูลค่าทางธุรกิจมากที่สุด หากคุณพอใจกับระบบปัจจุบันที่ใช้งานอยู่ และเพียงแค่ต้องการการเปลี่ยนแปลงบางอย่าง การอัพเกรดอาจใช้เวลาเพียงเล็กน้อยในการพัฒนา ผู้ผลิตก็สามารถดำเนินงานตามเดิมได้ และสามารถลดอุปสรรคในการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้น
อย่างไรก็ตาม หากลองมองในแง่การเปลี่ยนแพลตฟอร์ม ERP ใหม่ อาจช่วยให้ผู้ผลิตคว้าโอกาสทางธุรกิจใหม่ๆ และเติบโตอย่างทวีคูณ นอกจากนี้ หากองค์กรมีการควบรวมหรือซื้อกิจการ อาจทำให้เกิดความซับซ้อนในการจัดการหลายระบบ ดังนั้นการแทนที่ จะนำระบบหลายๆ อย่างที่ใช้ในองค์กร มาอัพเกรด หรือเชื่อมต่อกัน สู้การเปลี่ยนแพลตฟอร์มให้ทันสมัย ทันเทคโนโลยี ซึ่งจะทำให้เกิดประโยชน์ใหม่ๆ ง่ายในการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกัน และลดความยุ่งยากในการบริหารจัดการอีกด้วย
คุณจะวางแผนการอัพเกรดหรือเปลี่ยนระบบ ERP ได้อย่างไร?
เมื่อคุณตัดสินใจที่จะก้าวไปข้างหน้า ก็ควรวางแผนการติดตั้ง ERP ซึ่งจะช่วยให้ผู้ผลิตมีข้อมูลในตัดสินใจระหว่างการดำเนินงานด้วยแผนการทำงานได้ดีกว่าเดิม รวมถึงเพื่อให้แน่ใจว่าการใช้งานจะราบรื่นและประสบความสำเร็จ ด้วย 5 ขั้นตอนสำคัญ:
กำหนดความคาดหวัง กำหนดขอบเขต และระยะเวลา จากผู้ขายภายนอกไปจนถึงพนักงานภายใน สื่อสารเป้าหมาย ข้อกำหนด ขอบเขตโครงการ ความคาดหวังด้านเวลา ต้นทุน และทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับการอัพเกรด กุญแจสำคัญในที่นี้คือต้องแน่ใจว่าทุกคนได้รับข้อมูลเดียวกันตั้งแต่เริ่มต้น
ต่อไปคือการเริ่มต้นของโปรแกรม ในขั้นตอนนี้ คุณจะต้องจัดตั้งทีมโครงการและมีส่วนร่วมกับกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทีมควรร่างแผนพร้อมผลลัพธ์และสิ่งที่ต้องคำนึงถึง
ตัดสินใจออกแบบ ทำงานร่วมกับทีมและผู้ให้บริการ เพื่อให้แน่ใจว่าฟังก์ชัน ERP ที่คุณต้องการนั้นเหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจ ข้อบังคับการปฏิบัติตามข้อกำหนด และปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรมสำหรับการติดตั้ง ERP
ทดสอบระบบเพื่อหาข้อผิดพลาดหรือปัญหาก่อนใช้งาน และพิจารณาว่ามีปัญหาใดๆ ที่ส่งผลต่อไทม์ไลน์หรือไม่
วางแผนการเริ่มใช้งานจริง กับผู้ให้บริการ ERP ของคุณ กำหนดว่าเมื่อใดควรหยุดระบบเก่าและเริ่มระบบใหม่ ทันทีหลังจากเปลี่ยน ERP และควรมีการตรวจสอบหลังการติดตั้งอย่างครอบคลุม
เพื่อความสำเร็จสูงสุด ควรจะ:
ตัดสินใจให้เร็วในการอัพเกรดหรือเปลี่ยนแพลตฟอร์ม
มีขั้นตอนการติดตั้ง ERP ให้เร็วที่สุด
ระบุปัญหาและสร้างเกณฑ์มาตรฐานอย่างชัดเจน
กำหนดผู้เกี่ยวข้องในการทำงาน
จัดเตรียมข้อมูลสำคัญ
วางแผนการฝึกอบรมสำหรับผู้ใช้งาน
จัดการขอบเขตการทำงานที่ชัดเจน
ระบุไทม์ไลน์และการดำเนินการ และกรณีเกิดการเปลี่ยนแปลงแบบฉุกเฉิน แผนรองรับ
คุณประเมินระบบ ERP อย่างไร?
การเริ่มต้นในการปรับเปลี่ยนระบบ ERP ของคุณเริ่มต้นด้วย 2 ปัจจัย คือ 1. ปัญหาที่คุณพยายามแก้ไขและ 2. สิ่งที่คุณคาดหวัง ด้วยปัจจัยเหล่านี้ คุณสามารถเริ่มประเมิน ERP ต่างๆ ภายในงบประมาณที่กำหนดทั้งนี้คุณสามารถประเมินด้วยการตรวจสอบ ดังนี้:
ตรงตามข้อกำหนดของระบบของคุณหรือไม่?
สอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัทแล้วหรือยัง?
เข้ากันได้กับข้อมูลที่มีอยู่หรือไม่?
มีแผนการฝึกอบรมและการสนับสนุนหรือไม่?
การให้บริการด้านการติดตั้งเป็นอย่างไร?
ผู้ให้บริการรายนี้ยังคงพัฒนาเทคโนโลยีใหม่และปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงหรือไม่?
และสิ่งที่สำคัญที่สุดคือความน่าเชื่อถือของบริษัทผู้ให้บริการ และความเชี่ยวชาญเฉพาะทางในธุรกิจ เพราะ ERP แต่ละระบบ รองรับการทำงานในธุรกิจแตกต่างกัน ดังนั้นหากคุณเป็นผู้ผลิต มีโรงงาน ก็ควรจะมองหา ERP ที่เชี่ยวชาญในระบบ กระบวนการที่เกี่ยวข้องการสายการผลิตเป็นหลัก
หลังจากจำกัดตัวเลือกโซลูชันที่คุณต้องการแล้ว การทบทวนประโยชน์และคุณสมบัติของระบบกับผู้มีอำนาจตัดสินใจหลักในบริษัทของคุณก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน เพราะ ผู้บริหารจำเป็นต้องเข้าใจและเห็นด้วยกับสิ่งที่จะได้มาเมื่อเทียบกับเงินที่ต้องลงทุนไป
เริ่มต้นการอัพเกรด ERP ของคุณ
หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากการอัพเกรด ERP หรือปรับเปลี่ยนแพลตฟอร์ม จากที่ใด ทีมผู้เชี่ยวชาญ ERP ทั่วโลกของ QAD สามารถช่วยคุณได้ ตั้งแต่การช่วยเหลือบริษัทด้วยกระบวนการทางธุรกิจที่คล่องตัวไปจนถึงการย้ายข้อมูลไปยังคลาวด์ ทีมบริการที่ปรึกษาสามารถช่วยแนะนำระบบที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ
การติดตั้ง ERP ของเราแตกต่างกันไปตามขอบเขต แต่เป็นกระบวนการที่ปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมขององค์กร และปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการผลิต เราให้การสนับสนุนทั่วโลก ทั้งด้านทรัพยากร และการฝึกอบรมเชิงลึก รวมไปถึงพาร์ทเนอร์ของ QAD ยังช่วยให้เราสามารถพัฒนาโซลูชันที่มีประสิทธิภาพ และเปิดโอกาสให้ผู้ผลิตสามารถทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้เชี่ยวชาญ ERP ของเราอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ จะดีกว่าไหม หากคุณคือธุรกิจการผลิต ผู้ผลิตในอุตสาหกรรม หรือ โรงงาน ที่จำเป็นจะต้องมี ERP เฉพาะทางที่เหมาะสมกับกระบวนการผลิตอย่างแท้จริง QAD คือผู้ให้บริการ ERP ในอุตสาหกรรมผลิต มากว่า 40 ปี ในประเทศไทย เราพร้อมจะให้คำปรึกษา
หากท่านสนใจข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ERP Software โทร. 02 202 9363 หรืออีเมล์ [email protected]
ผู้เขียน
Alex Kempผู้อำนวยการฝ่ายสื่อสารการตลาดมีทักษะด้านกลยุทธ์และการดำเนินการรวมถึงเว็บ, Creative, PR, Content marketing, SEO และ Video
แหล่งที่มา https://www.qad.com/blog/2021/07/erp-upgrade-when-and-how
