People in Manufacturing: Accounts Payable
บุคลากรในการผลิต: ฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้การค้า
บริษัทผู้ผลิตมักจะมีซัพพลายเออร์หลายร้อยหรือหลายพันราย นอกเหนือจากบริการและวัสดุสิ้นเปลืองทางธุรกิจตามปกติที่ทุกบริษัทเกี่ยวข้อง ผู้ผลิตยังคงต้องมี วัตถุดิบและส่วนประกอบที่จำเป็นในการสร้างผลิตภัณฑ์ของตน บางครั้งบางบริษัทยังมีการทำสัญญาบริการภายนอก เพื่อขยายขีดความสามารถหรือซัพพอตความสามารถที่เกินกว่าที่บริษัทจะทำเอง ด้วยเหตุนี้ พวกบริษัทจึงมักจะต้องมีการประมวลผลใบสั่งซื้อจำนวนมาก และใบแจ้งหนี้จำนวนมากที่ต้องชำระ กิจกรรมนี้เหล่านี้ตกเป็นของฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้การค้า
ความรับผิดชอบของฝ่ายบัญชีขั้นพื้นฐาน
ฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้การค้าเป็นการดำเนินงานที่สำคัญในบริษัทผู้ผลิต เนื่องจากมีผลกระทบโดยตรงต่อกระแสเงินสดของบริษัท ทีมบัญชีเจ้าหนี้ ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ของผู้จัดหา (Suppliers) ตรงกับเงื่อนไขในใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องทุกอย่างตั้งแต่รายการสั่งซื้อ วันที่จัดส่ง ราคา และแม้แต่เงื่อนไขการชำระเงินต้องตรงกัน ต้องมีการตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่า ยอดรวมที่ออกใบแจ้งหนี้ตรงกับยอดรวมที่ได้รับ และสินค้าไม่ได้ถูกระงับเนื่องจากปัญหาด้านคุณภาพ
นอกจากนี้ฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้การค้ายังต้องรับผิดชอบในเรื่องของการออกใบลดหนี้ ใบลดหนี้เหล่านั้นเพื่อให้ครอบคลุมสินค้าที่ส่งคืน ปริมาณที่เสีย การคืนเงินที่อนุญาต และสิ่งจูงใจด้านราคาหลังการซื้อ
วิธีการด้านบัญชีในอดีตที่ผ่านมา
ก่อนที่โซลูชัน ERP สมัยใหม่จะเกิดขึ้น ใบสั่งซื้อจะถูกพิมพ์ลงในแบบฟอร์มหลายส่วน สำเนาใบสั่งซื้อหนึ่งฉบับส่งไปที่ทีมบัญชีเจ้าหนี้ ซึ่งถูกยื่นเพื่อรอใบแจ้งหนี้ เมื่อได้รับวัสดุที่ท่าเรือ ก็จะได้รับสำเนาหนังสือแจ้งการรับและยื่นเรื่องนั้นกับใบสั่งซื้อ
เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ จะมีคนดึงสำเนาใบสั่งซื้อจากไฟล์และตรวจสอบข้อมูลในใบแจ้งหนี้ ซึ่งฝ่ายบัญชีมักต้องตรวจสอบด้วยตนเอง เพื่อให้แน่ใจว่าตรงกับข้อมูลในคำสั่งซื้อและในใบรับสินค้า นอกจากนี้จะต้องตรวจสอบหมายเลขสินค้า ปริมาณที่สั่ง ปริมาณที่ได้รับ ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และอาจจะต้องตรวจสอบว่าซัพพลายเออร์ไม่ได้จัดส่งสินค้ามากเกินกว่าที่ได้รับอนุญาตหรือจัดส่งเร็วกว่าที่ได้รับอนุญาต
ในบางอุตสาหกรรม ฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้การค้ายังมีหน้าที่ในการติดตามรายการทั้งหมดที่ออกใบแจ้งหนี้ตามสัญญาเพื่อดูว่าบริษัทมีสิทธิ์ได้รับการลดราคาตามปริมาณ เงินคืน หรือมีสินค้าที่จัดรายการส่งเสริมการขายหรือมีเครดิตหรือไม่ กิจกรรมนี้มักจะทำด้วยตนเอง บนกระดาษโน้ตยาวหรือกระดาษแผ่นใหญ่ๆที่ใช้สำหรับฝ่ายบัญชี
หากทุกอย่างตรงกัน ใบแจ้งหนี้จะออกสำหรับการชำระเงิน จากนั้นจึงกลายเป็นส่วนหนึ่งของ "การดำเนินการตรวจสอบ" ซึ่งอาจดำเนินการด้วยตนเองหรืออาจพิมพ์โดยระบบการเงินแบบสแตนด์อโลน
วิธีการบัญชีล่าสุดโดยใช้ ERP แบบดั้งเดิม
หนึ่งในประสิทธิภาพที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่ได้จาก ERP แบบดั้งเดิมคือการกำจัด การจับคู่แบบสามทางโดยใช้กระดาษ ระบบเพียงอย่างเดียวสามารถตรวจสอบได้ว่าใบสั่งซื้อ ผู้รับ และใบแจ้งหนี้ตรงกัน และบางครั้งระบบที่พัฒนามากขึ้นก็รวมพารามิเตอร์สำหรับการชำระเงินของการส่งมอบก่อนกำหนด และปริมาณการรับสินค้าที่มากเกินหรือน้อยเกินได้อีกด้วย
วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาได้มากเพราะไม่ต้องกรอกสำเนาใบสั่งซื้อและใบกำกับสินค้า อย่างไรก็ตาม จนกระทั่งโซลูชัน ERP รุ่นที่สองหรือสามมาถึงจุดที่ ERP สามารถจัดการกับราคาตามสัญญา หรือส่วนลดและการชำระเงินตามโปรโมชันได้ ในกรณีส่วนใหญ่ กระบวนการเหล่านั้นยังคงดำเนินการด้วยตนเอง
โซลูชัน ERP รุ่นใหม่ เช่น QAD Adaptive ERP ช่วยให้ผู้ผลิตสามารถควบคุมเงินสดได้ และแอปพลิเคชันทางการเงิน ของบริษัทก็จะมีความสามารถที่สนับสนุนวัตถุประสงค์ดังกล่าว ความสามารถที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งคือ มีข้อมูลการซื้อของกลุ่มบริษัท หรือซัพพลายเออร์ที่เกี่ยวข้องกัน ซึ่งมีการซื้อตามรอบเวลา เพื่อให้ได้ราคาที่ดีที่สุด
การส่งเสริมการขายด้านราคา / สัญญาที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือส่วนลดราคาตามปริมาณ / ราคาตามรอบเวลา / ส่วนลด และกฎการกำหนดราคาอื่น ๆ ที่แพร่หลายในโลกธุรกิจสมัยใหม่ จัดการได้อย่างง่ายดายด้วยโซลูชัน ERP ที่ปรับเปลี่ยนได้พร้อมโมดูลการจัดการกิจกรรมทางการค้าที่ออกแบบมาเพื่อจัดการ ความซับซ้อนเหล่านี้
ด้วยเหตุนี้ เมื่อบริษัทผู้ผลิตใช้ Adaptive ERP ที่ปรับเปลี่ยนได้ซึ่งออกแบบมาสำหรับการผลิตโดยเฉพาะ กระบวนการของเจ้าหนี้ทั้งหมดจะง่ายขึ้น โซลูชันการจัดการกิจกรรมทางการค้าจะจัดการความซับซ้อนของสัญญาและกลุ่มการซื้อโดยอัตโนมัติ และสร้างใบลดหนี้เพื่อให้มั่นใจว่าบริษัทจะประสบความสำเร็จในทุกช่วงราคาที่ได้รับ
ไม่เพียงแต่จะปรับปรุงและลดความซับซ้อนของกระบวนการซื้อและบัญชีเจ้าหนี้ทั้งหมดเท่านั้น แต่ยังช่วยปรับปรุงกระแสเงินสดของบริษัทอีกด้วย
ไม่ใช่ทุกบริษัทที่ต้องการความสามารถของโมดูลการจัดการการค้าระดับโลก แต่บริษัทผู้ผลิตทุกแห่งจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่า ERP ที่ใช้งานอยู่ สามารถจัดการกับความซับซ้อนของห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) ทั่วโลกได้แล้วหรือยังอีกด้วย ซึ่ง QAD Adaptive ERP จะช่วยให้บริษัทมั่นใจได้ว่า การดำเนินการจะสามารถรองรับข้อปฏิบัติตามแนวทางการดำเนินธุรกิจระหว่างประเทศอยู่เสมอ และซัพพลายเออร์ที่อยู่ในระบบสามารถเสนอราคาที่เหมาะสมและมีสิ่งจูงใจในการซื้อขาย รวมทั้งการแชร์ และเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นร่วมกัน หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเป็นองค์กรการผลิตแบบปรับตัวได้ (Adaptive Manufacturing Enterprise) ดูข้อมูลเพิ่มได้ในเวปไซด์ https://www.qad.com/th-TH/
สนใจข้อมูลเพิ่มเติม เกี่ยวกับ Adaptive ERP โทร 02-202 9363 / 02-202 9369 หรือ อีเมล [email protected]
ผู้เขียน Caleb Finch คาเลบ หนึ่งในทีมของ QAD Marketing Communication และเป็นผู้ที่ชื่นชอบเทคโนโลยีใหม่ๆ ซึ่งเขารับผิดชอบในการเขียนบล็อก รวมทั้งดูแลจัดการ Social Media และเว็บไซต์
แหล่งที่มา https://www.qad.com/blog/2022/03/people-in-manufacturing-accounts-payable
