เครื่องมือสำหรับการติดตั้ง ERP ให้องค์กรประสบความสำเร็จ
สำหรับธุรกิจที่กำลังมองหา ERP ที่เหมาะสมกับอุตสาหกรรมโดยเฉพาะ อาจมีหลากหลายปัจจัยที่ต้องคำนึงถึงในด้านการจัดการวางแผนกลยุทธ์และการดำเนินงานอย่างถี่ถ้วนทั้งภายในและภายนอกองค์กร ซึ่งในบทความล่าสุดของ QAD ได้กล่าวถึงขั้นตอนสำคัญสำหรับการเลือก ERP ให้ธุรกิจการผลิตประสบความสำเร็จ
ใน 5 ขั้นตอนสำคัญ สำหรับการเลือก ERP ให้ธุรกิจการผลิตประสบความสำเร็จ เราได้อธิบายถึงกระบวนการทำงานที่สามารถปรับเปลี่ยนได้ของ QAD ภายใต้มาตราฐานการตรวจสอบของอุตสาหกรรมเชิงกลยุทธ์ ซึ่งเราเรียกว่า Effective On Boarding (EOB) ที่ทำให้การติดตั้งเป็นไปอย่างราบรื่น รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ โดยสามารถกำหนดตารางเวลาไว้ล่วงหน้า พร้อมคำแนะนำในการทำงานอย่างครบถ้วน
กระบวนการ ERP Go-Live มีลักษณะอย่างไร? ในบทความ ERP Go-Live กับการรับมือกับสิ่งที่ไม่คาดคิด ได้ระบุขั้นตอนและวิธีการที่สำคัญที่บริษัทต้องวางแผน โดยทั่วไปการ Go-live จะมีกำหนดการในวันหยุดของสัปดาห์ เช่น ผู้ใช้งานทำงานออกจากระบบเก่าในวันศุกร์และกลับมาในวันจันทร์พร้อมใช้งานระบบใหม่ โดยในวันเสาร์และอาทิตย์จะมีการติดตามการดำเนินงานตลอดการติดตั้ง เมื่อ ERP ได้รับติดตั้งเสร็จสิ้น ทีมงานจะทำการทดสอบและเตรียมวางแผนรับมือกับทุกปัญหาที่อาจเกิดขึ้นแบบไม่คาดคิด หลังจากนั้นผู้ใช้งานจะได้รับการฝึกอบรม เรียนรู้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรมของ QAD เพื่อเริ่มใช้งาน ERP ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
อย่างไรก็ตาม QAD เราเชื่อมั่นว่า การนำ ERP มาใช้ในองค์กรเปรียบเสมือนการร่วมมือระหว่างลูกค้าและผู้เชี่ยวชาญของเรา ที่จะช่วยปรับกระบวนการดำเนินการให้เหมาะสมกับแต่ละสถานการณ์ ด้วยเหตุผลดังกล่าว เราจึงเสนอ 3 ทางเลือกที่ช่วยในการเริ่มติดตั้งระบบ:
ติดตั้งโดยทีมงาน QAD ที่ให้คำปรึกษาด้านโซลูชั่นและ ERP
ให้บริการผ่านพาร์ทเนอร์ด้านการดำเนินการที่ได้รับการรับรองจาก QAD
การผสมผสานระหว่างทีมบริการให้คำปรึกษาของ QAD ร่วมกับพาร์ทเนอร์
จากประสบการณ์ของเราที่ได้ดำเนินการติดตั้ง ERP จนประสบความสำเร็จแก่หลายบริษัททั่วโลก เราได้พัฒนาชุดเครื่องมือที่เรียกว่า กระบวนการ EOB รวมกับเครื่องมือการจัดการปัญหา การฝึกสอนและการฝึกอบรม รวมถึงประสบการณ์อันยาวนานในด้านนี้ เพื่อตอบสนองความคาดหวังของลูกค้าอย่างเต็มกำลัง
การติดตั้งระบบ ERP ของ QAD
ด้วยประสบการณ์การติดตั้งอันยาวนาน จากหลากหลายธุรกิจการผลิตทั่วโลก เราได้เรียนรู้บทเรียนสำคัญๆเกี่ยวกับการติดตั้ง ERP ซึ่งประกอบไปด้วย 12 ข้อที่ควรพิจารณา ดังนี้:
1. ประโยชน์ เหตุผล และการรับรู้ (Benefits, Justification and Realization)
ทบทวนและดำเนินการตามมาตราฐานการตรวจสอบอย่างละเอียด รวมถึงการวางแผนฉุกเฉิน เพื่อให้ทีมมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับข้อกำหนดทางธุรกิจ และความสามารถของผลิตภัณฑ์โดยเฉพาะ
2. การให้ความสำคัญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholder Commitment)
ผู้บริหารจำเป็นต้องมีการส่งเสริม สนับสนุน และมีส่วนร่วมระหว่างการดำเนินงาน เพื่อสร้างประสบการณ์และทักษะการดำเนินกระบวนการทั้งหมดผ่านการใช้งาน ERP รวมไปถึงสร้างความร่วมมือของลูกค้าหรือพาร์ทเนอร์ ก็เป็นหนึ่งปัจจัยสำคัญที่จะประสบความสำเร็จอย่างง่ายดาย
3. ความเสี่ยง (Risks)
ทบทวนความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอระหว่างลูกค้าและ QAD รวมไปถึงระดับผู้บริหาร ที่ต้องคำนึงถึงความเสี่ยงด้านผลกระทบ ด้วยการตรวจสอบความเสี่ยงเต็มรูปแบบ ติดตามความเสี่ยงอย่างแข็งขัน และยกระดับการทำงานให้สามารถดำเนินการอย่างราบรื่นที่สุด
4. ปัญหา (Issues)
ติดตามปัญหาอย่างสม่ำเสมอและจัดการตามแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น รายงานประเด็นปัญหาไปยังคณะกรรมการอำนวยการตั้งแต่เนิ่นๆ จัดสรร และติดตามผล
5. ขอบเขตโครงการ (Project Scope)
กำหนดขอบเขตให้ชัดเจนและตกลงร่วมกันระหว่างบริษัทและผู้ให้บริการ รวมถึงการควบคุมการเปลี่ยนแปลงขอบเขต ความท้าทายด้านการปรับแต่ง และสร้างกฎที่ชัดเจนสำหรับการเปลี่ยนแปลงข้อมูลอย่างละเอียด เพื่อควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิด ทั้งนี้เมื่อโปรเจ็กต์ประสบกับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่มีการติดตามและไม่มีการจัดการตั้งแต่ต้น จะส่งผลให้เกิดความล่าช้า ซับซ้อน และอาจเกิดปัญหาตามมา
6. การให้ความสำคัญกับเหตุการณ์ความเสี่ยง (Progress Against Milestones)
สร้างแผนการดำเนินงานโดยละเอียดพร้อมกลยุทธ์ในการจัดการแก้ไข และยกระดับความเสี่ยงตั้งแต่เนิ่นๆ หากมีแนวโน้มที่จะเกิดปัญหา เพื่อจัดการกับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดและรับมือได้ทันท่วงที
7. การจัดการการเปลี่ยนแปลง (Change Management)
สร้างแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้ทีมสามารถรับมือกับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง หรือข้อจำกัดในการทำงานได้อย่างรวดเร็ว
8. ทรัพยากรที่เกี่ยวข้องในโครงการ (Project Resources)
ผนวกทรัพยากรของลูกค้าและ QAD เข้าด้วยกัน เพื่อเพิ่มความรวดเร็วในการจัดการทรัพยากรเมื่อเกิดการหยุดชะงักและมีข้อจำกัดที่อาจส่งผลให้เกิดความล้มเหลวในการติดตั้ง
9. ค่าใช้จ่าย (Costs)
QAD มองว่า องค์กรควรสร้างกองทุนสำรองฉุกเฉินเพื่อรองรับการหยุดชะงักที่ไม่คาดคิดแบบเชิงกลยุทธ์ ที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น
10. บูรณาการและการพึ่งพา (Integration and Dependencies)
เน้นการบูรณาการทางเทคนิคสำหรับการจัดการและย้ายข้อมูล เพื่อหลีกเลี่ยงข้อมูลที่ไม่จำเป็นออก
11. คุณภาพ (Quality)
นำกระบวนการที่มีมาตราฐานมาประยุกต์ใช้ในการจัดการ พัฒนาแผนคุณภาพ และรวบรวมประสบการณ์จากโครงการอื่นๆ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นอย่างไม่ทันตั้งตัว
12. สิ่งแวดล้อม (Environment)
สร้างทีมเทคนิคที่แข็งแกร่ง ด้วยการวางแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง และร่วมมือกับ R&D ในด้านประสิทธิภาพ รักษาการบูรณาการที่ดีระหว่าง QAD และทรัพยากรทางเทคนิคของลูกค้า คอยติดตามช่องว่างระหว่างระบบเดิมและ QAD Adaptive ERP อย่างถี่ถ้วน และติดตามปัญหาประสิทธิภาพของระบบที่ไม่ได้รับการแก้ไข
ถึงเวลาติดตั้ง ERP สำหรับบริษัทของคุณแล้วหรือยัง?
เรียนรู้จากบทเรียนการติดตั้งระบบ ERP ของ QAD เพื่อให้ได้กระบวนการนำไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพ
สามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ QAD Adaptive ERP ได้ที่โทร. 02 202 9363 หรืออีเมล์ [email protected]
ผู้เขียน
Robin Riordan (Consulting and Transformation Services) นำทีมให้คำปรึกษาของ QAD เพื่อส่งมอบโซลูชั่น QAD ที่รวดเร็วว่องไวและมีประสิทธิภาพให้กับลูกค้า ซึ่งประสบการณ์กว่า 35 ปีในการเปลี่ยนแปลงธุรกิจการรวมระบบและการให้คำปรึกษาด้านการผลิตและการบริการระดับมืออาชีพ
แหล่งที่มา https://www.qad.com/blog/2021/09/erp-implementation-12-valuable-lessons-learned
